MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE ESCAPIMOS

1. INTRODUCCIÓN

ESCAPISMO a través de productos y servicios digitales busca ser un canal de comunicación serio y comprometido bajo un marco de calidad, seguridad, confidencialidad, agilidad y disponibilidad entre Clientes y/o Usuarios interesados en acceder a servicios proveídos por profesionales especializados, vinculados a sectores como el de salud, financiero, seguros, servicios, inmobiliario y construcción, entre otros. En desarrollo de lo cual velará porque se dé aplicación a los principios rectores del marco normativo de protección de Datos Personales y a todas las disposiciones que se expidan sobre la materia.

ESCAPISMO. (en adelante La Compañía), se encarga directamente del Tratamiento de los Datos Personales requeridos para que se efectúe el registro en sus plataformas, aplicaciones y portales, así como para desarrollar las relaciones laborales y de servicios requeridas en desarrollo de su objeto social y se reserva el derecho a delegar en un tercero parte o la totalidad del Tratamiento, para lo cual exigirá a los Encargados seleccionados, la plena observancia y el respeto a estas políticas, y a las que expida en materia de seguridad de la información.

Esta Política es de carácter obligatorio para La Compañía en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos personales, así como para los Encargados que realizan el Tratamiento de datos por parte de esta. Tanto el Responsable como los Encargados deben salvaguardar la seguridad de las bases de datos que contengan Datos personales y guardar la confidencialidad respecto del Tratamiento de las mismas aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole.

2. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

La compañía se compromete a respetar y garantizar los siguientes derechos de los Titulares de los datos:

a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales. Para lo cual se establece el procedimiento que fija los canales de atención de las consultas y Reclamos y los parámetros de seguridad necesarios para establecer plenamente la identidad del Titular y evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del Titular del dato.

b. Obtener copia de la autorización otorgada por éstos en calidad de Titulares de los datos.

c. Conocer el uso que La Compañía ha dado a los Datos Personales del Titular.

d. Suprimir el Dato Personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento por parte de La Compañía se ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución o a la ley 1581 de 2012.

e. En ningún caso el Titular del dato podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la Base de Datos o archivo del Responsable o Encargado.

f. Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley ante la Superintendencia de Industria y Comercio. La Compañía en cumplimiento de las normas sobre protección de Datos Personales, señala en la sección 7. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS, QUEJAS O RECLAMOS de esta política el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de los derechos de los Titulares de la información.

3. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS

3.1. TRATAMIENTOS

En ESCAPISMO. tratamos sus Datos Personales en cumplimiento de la LEY 19628 y sus decretos reglamentarios, velando por su correcto uso con el fin de facilitar la prestación de los servicios ofrecidos, así como de las relaciones contractuales establecidas, y poder ofrecerle a nuestros Grupos de interés la mejor experiencia en la interacción con nuestros productos y servicios.

En desarrollo de su objeto social trata información proveniente de usuarios del servicio, talento humano, proveedores y en general terceras personas naturales.

La Compañía realiza actividades de Tratamiento especialmente enfocadas en:

a. La recolección de datos de clientes y/o usuarios del servicio, talento humano, proveedores y en general de terceros, la cual se obtiene para el desarrollo de las actividades comerciales, laborales y contractuales y para el perfeccionamiento de las demás relaciones con sus Grupos de interés. Esta información puede ser recolectada directamente del Titular de la información y en algunos casos recolectada a través de sus redes sociales e información pública.

b. El almacenamiento de la información generada en desarrollo de las relaciones establecidas entre La Compañía y sus Grupos de interés a través de sus canales, así como la derivada de sus contratos laborales, de prestación de servicios, comerciales y demás requeridos para el desarrollo de su objeto social. El Tratamiento de la información se puede realizar en Chile o en otros países considerados seguros en el Tratamiento de datos.

3.2. FINALIDADES

A continuación, se enuncian las finalidades del Tratamiento de Datos Personales:

5.2.1 Finalidades previstas para los datos obtenidos de los Clientes y/o Usuarios del servicio

a. Permitir el uso y acceso a las diferentes plataformas, aplicaciones, canales virtuales y digitales de La Compañía.

b. Enviar comunicaciones o mensajes relacionados con el uso de las diferentes plataformas, aplicaciones, canales virtuales y digitales y los productos y/o servicios que adquiero en las mismas.

c. Conocer y hacer seguimiento a la idoneidad profesional y financiera y al comportamiento comercial del titular de los datos, lo cual incluye consultar en fuentes públicas y privadas que actúen de manera legítima y validar las referencias personales y comerciales. Este fin puede implicar obtener información biométrica como imágenes, voz, reconocimiento facial y firma digital. Los datos aquí referidos se consideran sensibles y en tal razón se le informa que su respuesta es facultativa, al tiempo que se le indica que por la naturaleza de los servicios se hacen indispensables.

d. Acceder, publicar y/o recibir los servicios ofrecidos por La Compañía y/o aliados con los que se tenga convenio, lo cual implica tratar datos de ubicación, contacto, toma de imágenes, información relacionada con el servicio, dentro de la cual puede haber datos de menores de edad y datos sensibles y en tal razón se le informa que su respuesta es facultativa, al tiempo que se le indica que por la naturaleza de los servicios se hacen indispensables. No obstante, La Compañía aclara que, si se requieren para la efectiva prestación del servicio, y no se proveen, no se podrían prestar los servicios a los usuarios.

e. Informar y comunicar la disponibilidad de los productos y servicios, horarios, puntos de atención, políticas de cancelación, y demás información relacionada con los mismos.

f. Desarrollar las actividades propias de los contratos celebrados y/o servicios contratados, entre ellas el envío de información relevante para su vinculación, ejecución y terminación.

g. Realizar seguimiento a la prestación y venta de productos y/o servicios adquiridos en las plataformas.

h. Facilitar o tramitar el pago de los servicios que generan cobro, reportar los pagos realizados por los Clientes y/o Usuarios y llevar registros contables. Así como reportar los pagos realizados por los Clientes y/o Usuarios derivados de la prestación del servicio a través de las plataformas.

i. Conocer la experiencia del servicio, los gustos y preferencias de los usuarios a través de encuestas y/o estudios de investigación, para así complementar la oferta de valor o desarrollar productos y/o servicios que atiendan a sus necesidades.

j. Comunicar o publicar las opiniones y valoraciones del servicio que hayan sido efectuadas por parte de los Usuarios, para lo cual se podrá utilizar información que los identifique en su perfil.

k. Enviar al correo físico o electrónico, al celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS), a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información sobre los servicios que presta, los eventos que programe La Compañía, información comercial y/o publicitaria relacionada con el servicio que ofrece, lanzamientos y novedades, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar e informar.

l. Desarrollar alianzas con terceros para el ofrecimiento de beneficios que permitan enriquecer su oferta, preservando la confidencialidad de los Datos Sensibles, por lo cual solamente se compartirán para este fin los datos de gustos, preferencias y datos de contacto necesarios.

m. Transferir o transmitir los datos personales dentro o fuera del país a terceros con los cuales La Compañía haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregarlos para el cumplimiento del objeto social y/o contractual.

3.2.2. Finalidades previstas para los datos obtenidos de los proveedores personas naturales

a. Conocer y hacer seguimiento a la idoneidad financiera y al comportamiento comercial de sus proveedores. En caso de ser vinculado, los datos se utilizan para el desarrollo de la relación comercial, entre ellas el envío de información relevante para celebrar el contrato, su ejecución y terminación lo cual incluye la finalidad de verificar el cumplimiento de las obligaciones establecidas, y por ende la localización, ubicación y contacto. Así como, el de efectuar auditorías de servicio.

b. Informar acerca de las actividades, campañas o capacitaciones que puedan resultar de su interés y comunicar los protocolos de servicio de La Compañía.

c. Constatar y recibir adecuadamente los servicios contratados, así como informar y mantener actualizados a los Titulares de la información sobre los asuntos que sean de su interés.

d. Llevar registros contables. Así como, provisionar y efectuar el pago de los servicios prestados.

3.2.3. Finalidades previstas para los datos obtenidos de los candidatos, empleados y ex empleados

En relación con los candidatos:

a. La información de la hoja de vida de los candidatos servirá para que La Compañía los evalúe y se forme una opinión sobre las calidades de la persona. Así como, para adelantar todo el proceso de selección, lo que incluye práctica de pruebas, y demás requisitos establecidos para poder ser vinculado.

b. La información recolectada durante el proceso servirá para validar si la persona cumple con los requisitos establecidos por La Compañía para ser vinculado.

c. Los datos de contacto se utilizarán para comunicarle los avances del proceso.

d. En aquellos casos en que el candidato no resulte elegido se le informará oportunamente y la información permanecerá en las bases de datos de candidatos y podrán ser considerados en futuros procesos.

e. Así mismo, esta información podrá ser compartida con las demás empresas y entidades que integran la compañia buscando que el perfil del candidato sea conocido por éstas y tenga mayores posibilidades de ser vinculado a nivel de la organización.

En relación con los empleados:

a. Desarrollar las relaciones laborales que existan con éstos durante su vinculación y de manera posterior a ello, si se requiere.

b. Hacerles partícipes de las actividades de bienestar previstas por La Compañía, siendo posible que se deba solicitar información Sensible o datos de menores de edad y de su grupo familiar, con el fin de hacerlos partícipes de los beneficios previstos debido a su vínculo con el empleado, invitarlos a actividades institucionales y cumplir con la normatividad en materia laboral. El suministro de la información Sensible es de carácter facultativo; y la de los menores de edad solamente podrá ser suministrada por sus representantes legales atendiendo al interés superior del menor.

c. Invitarlos a capacitaciones o eventos de la organización.

d. Validar la información que ha suministrado para su vinculación.

e. Control, seguimiento y cumplimiento de las obligaciones de La Compañía como empleador y de las obligaciones a cargo de los empleados.

f. Establecer acciones para implementar garantías de seguridad, protección, bienestar, centro de trabajo, condiciones de salud, prevención de riesgos laborales, promoción y selección de empleados, control de exámenes médicos, estado de salud y condiciones del trabajador.

g. Cumplir con el proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y de las bases de datos creadas con fines de gestión del recurso humano.

h. Llevar un historial de los empleados para la expedición de certificaciones.

i. Llevar el control del pago de la nómina, así como de las respectivas afiliaciones al Sistema de Seguridad Social.

j. Conocer información personal con ánimo de contactar a familiares en caso de emergencias que se presenten en el ejercicio de las labores desarrolladas por el empleado.

k. Efectuar el control de cumplimiento de horario laboral, así como el control de ingreso a las instalaciones para manejo de seguridad de los bienes de La Compañía y del personal, para lo cual se requieren los datos biométricos como imagen de los empleados (videovigilancia) y huella dactilar para acceso a las instalaciones.

l. Adelantar las labores de monitoreo y auditoría de los equipos y dispositivos suministrados para el cumplimiento de sus funciones, así como del uso que hagan de las redes, plataformas y demás infraestructura física y tecnológica suministrada o puesta a su disposición por La Compañía.

m. Realizar los registros contables, tributarios y demás requeridos por la ley.

n. Las demás finalidades que determine el Responsable en procesos de obtención de Datos personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los Datos personales.

Ex empleados:

a. Los datos de los exempleados se conservan con el fin de procurar el suministro de información a sus Titulares, autoridades y entidades del sistema de seguridad social.

b. La Compañía podrá, en desarrollo de las finalidades señaladas, realizar el envío de mensajes cortos de texto (SMS), mensajes multimedia (MMS), correos electrónicos, correos físicos, realizar llamadas telefónicas, o la publicación de mensajes en redes sociales o medios digitales de comunicación creados o por crearse.

3.2.4. Finalidades previstas para el caso de video-vigilancia:

La información personal recolectada a través de las cámaras de videovigilancia de las personas que ingresan a las instalaciones de La Compañía tiene como propósito el control de acceso y la seguridad en las instalaciones y del personal que allí labora.

4. OBLIGACIONES

4.1. DEBERES DE ESCAPISMO COMO RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

En todo momento La Compañía , en su condición de Responsable de la información, conoce la importancia de observar las políticas y protocolos tendientes a proteger los Datos Personales de los Titulares, toda vez que los mismos son de propiedad de las personas a las que se refieren y por tanto sólo ellas mismas pueden decidir sobre el uso que se va a dar a dichos datos. La Compañía solamente hará uso de los Datos Personales para las finalidades expresadas por ésta al Titular y autorizadas por el mismo, garantizando en todo momento el cumplimiento de las disposiciones legales concernientes a la protección de los Datos Personales. A continuación, se presentan los deberes que le corresponden en función del Tratamiento que haga de la información que reposa en sus Bases de Datos.

a. Obtener y utilizar los Datos Personales que en efecto se requieran para el desarrollo de su objeto y para atender en debida forma la relación que establezca con el Titular del dato, de modo que evitará solicitar información ajena a dichos propósitos. Tales Datos Personales corresponden a clientes y/o usuarios del servicio, talento humano, proveedores y en general terceras personas naturales o con las que La Compañía se relaciona.

b. Al solicitar la autorización requerida al Titular de los Datos Personales, La Compañía:

Informará de manera clara y suficiente a los Titulares de la información sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Será explícita en informar cuando se solicite el suministro de Datos Personales Sensibles, e informará acerca del carácter facultativo de su entrega.
Obtendrá la Autorización de forma previa al Tratamiento de los Datos Personales, a más tardar al momento de la recolección de tal información.

c. Garantizar al Usuario, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus Datos Personales.

d. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus Datos Personales.

e. Obtener nueva autorización por parte del Titular, en los eventos en que La Compañía requiera utilizar Datos Personales con una finalidad distinta a la previamente informada a su Titular y autorizada por éste.

f. Adoptar e incorporar a sus procesos, los mecanismos para que los Titulares de los Datos Personales a los que da Tratamiento, puedan conocer, consultar, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, así como puedan ejercer sus derechos para revocar la autorización, cuando sea procedente, todo de acuerdo con los términos señalados en la presente Política.

g. Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos señalados en esta Política.

h. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

i. Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los Datos Personales que está autorizado a suministrar a terceros.

j. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

k. Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado.

l. Exigir al Encargado del Tratamiento, en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

m. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular.

n. Velar por la confidencialidad de los Datos Personales. Para lo cual, entre otras medidas, capacitará a su propio personal y exigirá a los terceros Encargados (proveedores o contratistas) que deban acceder a la información almacenada que cuenten con medidas efectivas para velar por su seguridad, confidencialidad y capaciten al personal a cargo del Tratamiento, para que en todo momento se sujeten a la finalidad del encargo y a las políticas y normas vigentes.

o. Informar a las autoridades competentes en los términos que señala la Ley las situaciones relevantes relativas a la administración de los Datos Personales, en particular cuando ocurran incidentes de seguridad.

p. Conservar los archivos o bases de datos que contengan Datos Personales por el período que la normatividad vigente así se lo exija o permita. La vigencia de las bases de datos estará atada al ejercicio del objeto social de La Compañía y al cumplimiento efectivo del principio de necesidad y razonabilidad.

En consecuencia, el período mínimo de conservación de los Datos Personales del Titular corresponderá al término de duración de su relación legal o contractual con ésta, o aquel que sea requerido para que La Compañía cumpla con sus obligaciones legales o contractuales.

q. Velar porque, si hay lugar a ello de acuerdo con lo previsto en la normatividad vigente, se haga el registro de las bases de datos que contengan Datos Personales objeto de Tratamiento por su parte.

r. Garantizar la implementación para que las políticas y procedimientos previstos por La Compañía en esta Política sean divulgadas entre sus Grupos de interés, así como sus futuras modificaciones.

s. Ajustar los procedimientos de tal forma que las consultas o Reclamos de los Titulares sean atendidos en forma clara, sencilla y oportuna, y en todo caso, en un término que no podrá superar el previsto en la normatividad vigente. La Compañía velará por la suficiencia y claridad de las respuestas a tales consultas o Reclamos.

La Compañía es consciente de su responsabilidad y expresa su compromiso de velar por la adecuada implementación y supervisión de estas políticas.

4.2. DEBERES DE ESCAPISMO COMO ENCARGADO DE LA INFORMACIÓN

En aquellos eventos en que La Compañía realiza el Tratamiento de datos en nombre de otra persona, entidad u organización (Responsable del Tratamiento) deberá cumplir con los siguientes deberes:

a. Verificar que el Responsable del Tratamiento esté autorizado para suministrar a La Compañía los Datos Personales que tratará como Encargado.

b. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.

d. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

e. Tramitar las consultas y los Reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley.

f. Dar el trámite correspondiente a las consultas y Reclamos por parte de los Titulares de conformidad con lo establecido en la ley y en estas Políticas.

g. Registrar en la Base de Datos la leyenda "Reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.

h. Insertar en la Base de Datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del Dato Personal.

i. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

j. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el usuario y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

k. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el usuario o facultadas por la ley para dicho efecto.

l. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Usuarios del servicio, en los términos establecidos por ésta.

m. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.3. AUTORIZACIONES

4.3.1. Autorización

En concordancia con lo dispuesto en la ley 19628, la recolección, el almacenamiento y el uso de Datos Personales por parte de La Compañía debe contar con la Autorización del Titular en la que se manifieste su consentimiento previo, expreso e informado para que La Compañía lleve a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.

La Compañía dispondrá en cada uno de sus canales físicos o digitales un espacio para hacer pública La Política de Tratamiento de Datos Personales, y sus Grupos de interés deberán leerla y aceptarla para poder iniciar el vínculo y el consiguiente Tratamiento de sus Datos Personales. Cuando haya lugar a solicitarla de manera escrita o por otro medio diferente del virtual, el texto o guión que se utilice incluirá:

1. El Tratamiento al cual son sometidos los Datos Personales y la finalidad de estos.

2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre Datos Sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

3. Los derechos que le asisten como Titular.

4. La identificación, dirección electrónica y/o teléfono del Responsable del Tratamiento.

5. La forma de Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato.

4.3.2. Excepciones a la autorización

La Compañía para el Tratamiento de Datos Personales, requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular de estos, excepto en los siguientes casos autorizados por la ley 1581 de 2012:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

2. Datos de naturaleza pública.

3. Casos de urgencia médica o sanitaria.

4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

4.3.3. Autorización para el tratamiento de datos sensibles

Cuando haya lugar a dicho Tratamiento, La Compañía deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

1. Informar al Titular que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

2. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de Dato Personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son Sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

3. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales Sensibles. Si éste no desea hacerlo y los datos corresponden o se requieren para acceder a las facilidades o servicios de las plataformas digitales, se entenderá que el Titular que manifiesta su negativa no está dispuesto a suscribirse y en consecuencia no se conservará ningún dato de éste.

En cumplimiento de la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales, al interior de La Compañía se prohíbe el Tratamiento de Datos Sensibles, excepto cuando:

1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la Autorización del Titular.

4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

4.3.4. Medios para obtener y otorgar la autorización

La Compañía con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, obtendrá de manera previa al Tratamiento de los Datos Personales, la autorización de los Titulares o de quienes se encuentren legitimados para ello a través de diferentes mecanismos como: formato de autorización para la recolección y Tratamiento de Datos Personales, a través de correo electrónico, App, Portal o plataforma digital y/o virtual, mensaje de datos, grabación y/o cualquier otro mecanismo que permita concluir inequívocamente que la autorización fue otorgada.

4.3.5. Prueba de la autorización

Respetando los derechos de los Titulares, La Compañía pondrá en funcionamiento todos los mecanismos idóneos con el fin de permitir a los titulares el acceso a los medios de prueba conducentes a verificar la autorización emitida para el Tratamiento de sus Datos Personales.

4.4. MEDIDAS DE SEGURIDAD

La Compañía manejará la información almacenada en sus bases de datos con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS, QUEJAS O RECLAMOS

5.1. CANALES PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR

La Compañía ha dispuesto los siguientes canales de atención para garantizar el ejercicio de los derechos del Titular a conocer, actualizar, corregir, actualizar y suprimir su información; esto último cuando no medie un deber legal o contractual que lo impida:

Todos los Titulares podrán ejercer sus derechos a través del correo electrónico: [email protected]

5.2. PROCEDIMIENTOS

5.2.1. Consultas:

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier Base de Datos de La Compañía. El Responsable del Tratamiento o Encargado deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta, queja o Reclamo elevado por un Titular deberá radicarse a través de los canales establecidos por La Compañía previa validación del Titular o su causahabiente.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta en La Compañía, bien sea que se haya efectuado a través del canal físico o electrónico atras establecido. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Parágrafo. Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del Dato Personal.

5.2.2. Reclamos:

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un Reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El Reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a La Compañía ya sea por medio físico o digital en los canales definidos anteriormente. Si el Reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del Reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de este.

2. En caso de que La Compañía no sea competente para resolver el Reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

3. Una vez recibido el Reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "Reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el Reclamo sea decidido.

4. El término máximo para atender el Reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el Reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.2.3. Petición de actualización y/o rectificación:

La Compañía rectificará y actualizará, a solicitud del Titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados para la formulación de un Reclamo, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por La Compañía, indicando la actualización y/o rectificación deseada del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.

5.2.4. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato:

El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el Tratamiento de sus Datos Personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.

El Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a La Compañía, la supresión o eliminación de sus Datos Personales cuando:

1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.

3. Se haya cumplido el tiempo necesario para los fines por los cuales fueron obtenidos.

Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o Tratamientos realizados por La Compañía.

El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto La Compañía, podrá negar la revocatoria de autorización o eliminación de los Datos Personales cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.

5.2.5. Requisito de procedibilidad:

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante La Compañía.

6. VIGENCIA Y MODIFICACIONES DE POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

6.1. MODIFICACIÓN

La Compañía se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento; sin embargo, cualquier modificación sustancial o material será comunicada de forma oportuna a los Titulares de los Datos Personales a través de los canales definidos por La Compañía.,o publicación de mensajes en redes sociales o medios digitales de comunicación creados o por crearse.

En el evento que un Titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y no exista una causa legal o contractual que impida la revocación, podrá solicitar a La Compañía el retiro de su información a través de los canales indicados en la presente Política.

6.2. VIGENCIA

Esta versión del Manual de Políticas para el Tratamiento de Datos Personales entró en vigor a partir de su publicación y su última actualización fue realizada y aprobada en el mes de octubre de 2021